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¿Por qué construir equipos de trabajo?

¿Ha visto usted alguna vez la mágica secuencia en que un auto de Fórmula 1 entra a los pits y un grupo de personas absolutamente coordinadas, cada una en su rol, con gran concentración y sincronización; atienden y operan esa máquina para dejarla partir en cuestión de segundos, apoyando de este modo al piloto en su búsqueda por ganar la carrera?

primera-foto1Existe abundante literatura en administración que preconiza sobre las bondades del trabajo en equipo. El tema hoy pareciera haberse convertido en un lugar común, en el entendido de que una empresa u organización que declara entre sus valores culturales practicar el trabajo en equipo como principio, “suena bien”, “se ve bien” y es “políticamente correcto”.

Cabe distinguir entonces, entre trabajo en equipo y equipo de trabajo.

El trabajo en equipo se refiere más bien a un modo, un principio, una práctica de trabajo que se fundamenta en la colaboración por sobre el trabajo individual, que parte de la base de que los individuos nos necesitamos, somos gregarios y por ende, obtenemos beneficios mutuos colectivos o individuales, tanto por el resultado que obtenemos, como por la satisfacción personal de formar parte y ser una pieza clave; un eslabón. No obstante lo anterior, cabe señalar que el sólo declarar estos principios en sí mismos; no garantiza necesariamente un buen desempeño.

El foco de este artículo es explicitar lo que constituye un “equipo de trabajo” y su beneficio concreto. La definición más contundente respecto de cultura organizacional, señala que un equipo es “un pequeño número de personas con habilidades complementarias, comprometidas con un propósito común, que declara objetivos de desempeño y que se hace responsable de éstos de manera individual y colectiva” (Katzenbach y Smith, 1993).

En PMG, estos elementos, junto con prácticas de planificación, definición de reglas de funcionamiento, coordinación y comunicación y confianza, son pilares fundamentales para alcanzar altos niveles de desempeño en la organización, entendidos como mayor eficiencia, mayor productividad y en definitiva; contribución a la última línea del negocio.

En mi experiencia de formación como Coach, me tocó participar de la construcción de una torre humana. Me explico: en la cultura catalana en España, existe una tradición de más de 200 años; la construcción de torres humanas denominadas “Castellers”. Estos grupos que practican esta tradición, buscan como propósito, llegar a construir torres elevadas y estables, es decir, la meta para estas personas consiste en lograr torres de hasta 6 niveles o más, lo cual representa un nivel de máxima maestría. En ellas, cada miembro del equipo juega un rol fundamental y tiene una habilidad específica, es decir, tan importante como el último niño que trepa a coronar una torre, es aquel que forma parte de la base de la misma; para garantizar su estabilidad.

Nota ET 2Estos “Castellers” planifican sus entrenamientos, asistencias, lugar, asignaciones de roles, vestuario y elementos de seguridad; entre otros. Así mismo, las reglas para llegar a cumplir con el objetivo y la meta son respetadas; mientras todos acatan las instrucciones del líder.

Es aquí donde se demuestra que la comunicación y coordinación en estos equipos es clave; cuando un miembro señala que hay mucha tensión o mucho relajo en alguna parte de la estructura, los demás deben entender a cabalidad lo que eso significa, para hacer los acomodos y garantizar la estabilidad de la torre. ¡Y qué decir de la confianza!, aquí cada miembro del equipo es responsable de sostener a otro, y ese código es intransable; de lo contrario, vidas humanas se colocan en riesgo, ya que si no se conjugan todos estos elementos descritos, es difícil creer que se pudiera alcanzar tamaña perfección en el logro de este propósito.

Existen profesionales que se han dedicado a medir los impactos de equipos de trabajo que consiguen alto nivel de desempeño. Entre ellos, se destaca el psicólogo y matemático chileno Marcial Lozada, reconocido a nivel mundial por su trabajo en el tema, quien con su modelo Meta Learning ha logrado establecer que aquellos equipos de trabajo que desarrollan de manera recurrente ciertos elementos y prácticas – indagación, retroalimentación positiva y conexión con otros- consiguen mayores niveles de desempeño. Lozada ha medido el impacto de sus técnicas de entrenamiento a equipos de trabajo, demostrando que equipos que logran el umbral de alto desempeño; obtienen como producto de su interacción una ganancia, entendida como mayor productividad, de un 52%. https://www.youtube.com/watch?v=U92LqXjnAOg.

Elementos constitutivos de Equipo de trabajo según Pmg:

En primer lugar, creemos que todo equipo de trabajo debe contar con un propósito, un objetivo, una misión; esto es, su razón de ser. El motivo por el que existe, o un cometido, para el cual es convocado u se crea. Sabemos que hay muchas formas de lograrlo, en un rango que va desde: mandatarlo por parte de una jefatura o cliente interno relevante, hasta la definición de los propios involucrados, que de mutuo propio, definen constituirse como equipo para conseguir algo que de otro modo no lograrían. Este elemento permite darle sentido al quehacer humano en las organizaciones.

Así mismo, tan importante como la existencia de un propósito, un equipo de trabajo debe estar alineado, es decir, cada uno de sus miembros debe tener similar interpretación de lo que representan en la organización y de los objetivos que deben cumplir. Este alineamiento, se provoca, se consigue; “intencionando”, conversando, acordando y declarando públicamente “quiénes somos y qué hacemos”. Para con este resultad, obtener la adhesión legítima a la organización y al equipo.

En tercer lugar, deben existir roles claros y diferenciados. Cada miembro del equipo debe entender a cabalidad cuál es su aporte, qué pieza del engranaje es, y cuáles son los roles de los demás. Estas definiciones son fundamentales en el sentido de que aclaran “qué se espera de cada uno”, distribuye los talentos y permite complementarlos, además de fijar expectativas para cada uno, permitiendo asociar responsabilidades, y por tanto, cobrar en torno a las mismas; “a cada uno lo suyo”.

Por otra parte, se requiere declarar normas o reglas de comportamiento. Nada peor que la discrecionalidad y las interpretaciones del “yo creí” o “yo pensé”, frente a un evento poco agradable causado por alguno de los integrantes. Y para ello, la mejor estrategia, es poder definir las reglas entre sus participantes y no imponerlas arbitrariamente, porque así son reconocidas e internalizadas desde el principio; lo cual hace más difícil romperlas.

Además, si se define claramente lo aceptable y lo no tanto – por ejemplo, en cuanto a horarios, uso del notebook, plazos de entrega, respuestas a correos o peticiones, tipo de conversaciones que el equipo tiene, etc.- es muy fácil cobrarle a un miembro del equipo, frente al quiebre de dichos acuerdos, lo cual actúa como mecanismo de limpieza permanente de ambientes entre las personas.

En quinto lugar, sabemos que para viabilizar el funcionamiento del equipo, deben existir metas claras, objetivas y medibles; tanto para el grupo, como para cada integrante, que permitan evaluar y controlar el cumplimiento de sus objetivos. Es decir: cuánto crecer, qué reducir, en qué plazo hacerlo, cuánto producir, etc. que son ejemplos de aquello.

Y por cierto, para alcanzar dichas metas, el equipo debe trazar su ruta de navegación; planificar cómo va a conseguir sus objetivos: proyectos, pruebas, actividades, asignación de recursos, plazos, y responsables. Ya que no hay nada peor que intentar conseguir objetivos, bajo un escenario de improvisación; pues es garantía segura de poca eficiencia y eficacia.

Tan importante como los anteriores, la comunicación y coordinación es la base para generar coordinación para la acción, es decir acuerdos entre personas y grupos para conseguir que suceda algo concreto. La comunicación para la acción se entrena en los equipos entregando distinciones del lenguaje: cómo pedir, cómo ofrecer, cómo comprometer, cuándo declarar cómo escuchar preocupaciones, cómo gestionar estados de ánimo. Esto que parece tan obvio entre las personas, la mayoría de las veces no resulta y nos enredamos en conversaciones que quedan incompletas, sujetas a interpretaciones que a la larga generan descoordinaciones e ineficiencia.

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Y por último, en un equipo de trabajo se debe vivir y sentir confianza; aquello que hace que cada integrante se sienta cuidado y sostenido por otros en sus promesas, peticiones y ofertas. La confianza es un juicio, que evalúa la capacidad de las personas para cumplir sus promesas. También es entrenable, y cuando logra ser desarrollada en un equipo de trabajo, se abren nuevas posibilidades de acción.

En conclusión; cuando las personas en una organización forman parte de equipos de trabajo poderosos, con propósito claro, alineados, con roles diferenciados, metas claras, reglas claras, que planifican, que se mantienen comunicadas y que declaran y provocan espacios de confianza; no tienen otra posibilidad más que crecer, desarrollarse y volverse también poderosas. Y lo que lo hace todavía mejor, es que contribuyen positivamente a la ejecución de la estrategia organizacional desde el rol que juegan, convirtiéndose, en las palancas capaces de accionar cambios y producir resultados exitosos.

Algunas experiencias de éxito:

Para reflejar lo anteriormente expuesto, es que les comparto nuestra experiencia en una empresa de larga tradición chilena en el rubro de soluciones de cerramientos para construcción. El proyecto consistía en implementar un modelo de negocio, basado en la excelencia en calidad de atención; en base a un proyecto piloto. Para Nota ET 4ello, lo primero que hicimos fue conformar un equipo de trabajo multidisciplinario con representación de todas las áreas involucradas de la empresa, luego trabajamos en torno a lograr un entendimiento e interpretación común del objetivo del proyecto a fin de estar alineados, definimos metas comerciales medibles y realistas, y definimos los planes de trabajo que debíamos ejecutar para cumplir con el objetivo del equipo.

Posteriormente, establecimos la forma y reglas de funcionamiento, trabajamos y propiciamos la comunicación y la coordinación en base a cumplimiento de compromisos entre los participantes para avanzar en la ejecución de planes y solución de contingencias. También generamos un clima de confianza y reconocimiento mutuo. En definitiva, construimos un “equipo de trabajo”. Al cabo de tres meses de implementación del proyecto, se comenzaron a percibir los éxitos comerciales, esto es, el modelo de excelencia en calidad de atención; dio muy buenos frutos y las ventas crecieron a tasas muy superiores a las conseguidas bajo el modelo de atención tradicional.

En otra empresa, esta perteneciente al mercado de paneles para la construcción de cubiertas, fachadas y muros. Efectuamos un proceso de intervención en el equipo de toma de decisiones de primera línea para introducir la práctica de la gestión por compromisos y elevar los niveles de accountability, con foco en la mejora del desempeño comercial. Los impactos logrados en términos de mejoras fueron: alineamiento (66%), accountability (105%), comunicación y coordinación (29%) y redes de apoyo y colaboración (64%), siendo las principales mejoras declaradas por los involucrados: liderazgo, motivación y compromiso con el negocio.

Estos casos expuestos me permiten afirmar que un equipo de trabajo es algo más que una declaración de buenas intenciones, y que cuando se constituye y configura con seriedad, junto a los elementos que hemos mencionado en este artículo; es capaz de conseguir resultados sorprendentes.

Por último, desde mi experiencia y formación como Coach, creo fundamental señalar, que cuando los equipos se hacen conscientes de su situación, de sus fortalezas y carencias: recién entonces están en condiciones de aprender, desarrollar nuevos set de acciones, mejorar y superarse, para así agregar valor a la organización
Finalmente, es bajo este enfoque, y para ayudar a producir ese cambio en las organizaciones, que en PMG hemos desarrollado procesos sistemáticos de intervención orientados a la construcción y fortalecimiento de equipos de trabajo, siempre alineados con los objetivos del negocio; los cuales lo invitamos a conocer.

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