Documentos digitales

La Factura Electrónica en Alza

En su cuarto año de realización, el estudio de Factura Electrónica (FE) dePMG Research arroja interesantes resultados sobre la participación de este elemento en el mundo de los documentos tributarios.

Sobre la base de 190 entrevistas a empresas que contratan este servicio y principalmente concentradas en la región metropolitana y en los rubros retail, comercio, alimentos y bebidas, se llevó a cabo el estudio de FE 2010. La diferencia este año, es que en mediciones anteriores se abarcaba la generalidad de documentos electrónicos y en esta última quisimos enfocarnos en la factura electrónica, dada el alza en el uso de este documento.

Respecto del grado de penetración de este servicio, podemos decir que desde 1997 ya se operaba con factura electrónica, pero que el sistema se consolidó entre 2007 y 2008. Según datos de la encuesta BIT (Business and Information Technologies), para 2007 el 21% de las empresas había adoptado el sistema de factura electrónica, un porcentaje aún bajo en comparación con los estándares internacionales.

Dentro de las razones que gatillan el cambio del sistema tradicional a la FE está el que permite transparentar el movimiento de caja y ordenarse frente al SII. Sin embargo, hay empresas –principalmente las micro, pequeñas y medianas- que aún facturan de forma tradicional, lo que obliga a muchas organizaciones a mantener ambos modalidades. Esto lo evidencia que el 53% de los encuestados afirma  tener esta duplicidad de sistemas. Aún cuando desde 2005 funciona el portal gratuito MIPYME del SII, orientado a micro, pequeñas y medianas empresas, hay un alto segmento de organizaciones que dilatan su integración mayormente por falta de infraestructura tecnológica y por falta de orden del sistema contable.

Los factores de la integración al sistema electrónico

En cuanto al volumen de facturación, mientras el 50% de la muestra emite en un 98% sus facturas de forma electrónica, el otro 50% restante factura menos del 90% de ese modo. Vale decir, un 10% de las facturas que emite una empresa continúan siendo a través del método tradicional.

No es tan simple incorporar esta tecnología. A través de nuestras investigaciones, detectamos que el principal detractor es que se requiere un sistema contable ordenado, algo que generalmente no está presente en las pymes.

Otro factor que impide esta integración, es que al adoptar el sistema electrónico se necesita personal facultado para hacer la transición y esto conlleva un cambio cultural importante al interior de la organización. En ese sentido, una hipótesis plantea que una de las trabas es la resistencia de los funcionarios del departamento de Administración y Finanzas, cuando se trata de gente mayor. De acuerdo al informe de FE 2010, esto estaría cambiando dado que el 82% del segmento a cargo de esta toma de decisiones (generalmente personal de Administración y Finanzas), corresponde a personas entre 30 y 45 años.

Canales de información

Pensando en que estamos frente a un servicio que funciona en el campo de lo digital, lo más lógico hubiera sido imaginarse que el principal medio para informarse sobre proveedores de tecnología TI era internet. Y si bien este método alcanza el 62% de las menciones, las referencias de amigos/conocidos y terceros es nombrado también por el 44% de la muestra. Más concluyentemente,  si relacionamos ambas variables se evidencia una importante alza del boca a boca y una consecutiva baja en la preponderancia de los sitios web en los últimos años. Esto, porque en 2008 y 2009 la referencia de terceros se adjudicó apenas un 34% y 31% de las menciones, mientras las páginas web mostraban altos porcentajes en 2008 y 2009, para finalmente caer 12 puntos en la última encuesta.

Espacios de desarrollo

Como hablamos de un mercado aún muy nuevo, hasta la medición de 2009 encontrábamos que el factor “precio” obtenía sólo un 24% de las menciones, mientras que otros relacionados con el soporte, como la “rapidez de respuesta” y “personal calificado”, superaban el 40% de las menciones. Por el contrario, en la medición 2010 el precio alcanzó el 38%, posicionándose como uno de los principales factores al momento de elegir un proveedor, sugiriendo que el mercado está en proceso de maduración.

No obstante esta progresiva madurez, aún no se brinda un servicio de excelencia. Generalmente, cuando consultamos por la existencia de dificultades del servicio, la tasa de problemas es bajo el 50% en otros mercados como el de logística, por ejemplo. En cambio, en este caso, los resultados arrojan sobre un 60% en la tasa de problemas, lo que nos habla de un servicio que no es bien evaluado y que más bien es catalogado como “regular”. El escaso porcentaje de proveedores que son calificados con un “excelente” servicio, corresponden a los que ofrecen una atención altamente personalizada.

Si bien, en algunas ocasiones el problema puede deberse a errores del usuario y poco conocimiento por parte de los clientes, es crucial el buen soporte de la empresa proveedora. Y es ahí donde está la principal oportunidad de desarrollo. El sistema es genérico, por eso consideramos que la mayor oportunidad de desarrollo está cifrada en el soporte que se proporcione y en la capacidad de respuesta que tengan los proveedores.

Hablando también de otros espacios de desarrollo, otra prestación digital en alza es la boleta electrónica, que obtuvo un 40% de las menciones cuando se le consultó a la muestra sobre el interés por otros servicios digitales. El ahorro de trámites y el orden del sistema contable al estar en línea con el SII, produce un alto interés sobre todo en las empresas con un alto volumen de ventas.